有江's IT 4コマ漫画 【第７３話：今どきのホウレンソウ(報告・連絡・相談)】
ITネタの4コマ漫画! IT向上委員会:有江が発信中!
どもども、有江です。
仕事をスムーズに進めるためには、上司へのホウレンソウ(報告・連絡・相談)が大切です。
また、ホウレンソウをより円滑に行うために、新しいツールを導入する会社も増えています。
しかしながら、新しいツールの使い方によっては、かえって悪くなってしまうケースもあります。
今回は、メールでのホウレンソウについて少々補足したいと思います。
★ メールを送信しただけでは、報告や連絡にはなっていない ★
メールを送った相手がその内容を理解して、はじめて報告や連絡は完了します。
よって、相手から返信があるまでは、報告や連絡は終わっていないという認識でいましょう。
特に、メールの受信量が多い上司の場合、ついつい見落としてしまう事も十分ありえます。
したがって、重要なメールに関しては、タイトルを工夫するなど、読ませる工夫も大切です。
私の個人的な経験では『●●さん、大変です！』というタイトルが一番効果がありました。
★ メールを受信したら、受信した事を伝える返信を速やかに行う ★
メールを受信したら「メール、確かに受け取りました。」や「了解しました。」などの
簡単な内容で構わないので、メールを受信した事を伝える返信を速やかに行いましょう。
これによって、相手からの報告や連絡が完了した事を、お互いが認識する訳です。
また、すぐには回答できないような込み入った内容の場合は、「内容を検討し、
××日までにご連絡します。」と、期日を明記して返信するのが良いと思います。
★ 添付ファイルを開けるかどうか、すぐに確認する ★
添付ファイルのパスワードが間違っていたり、ソフトのバージョンが異なっていたり、
ファイル自体が正しく送られていても、色々な原因で添付ファイルを開けないケースがよくあります。
よって、添付ファイルがある場合は、必ず、そのファイルが開けるかどうかをすぐに確認し、
開けた場合は、「添付ファイル、確かに受け取りました。」と返信しましょう。
★ メールで伝える事とそうでない方法で伝える事を、よく考えて使い分ける ★
口頭で伝えればすぐ済む事を、わざわざメールで伝えるのはやめましょう。
また、急ぎの報告や連絡は、メールよりも直接や電話の方が確実です。
ホウレンソウは、相手に伝えればどんな方法でもよいという訳ではありません。
ホウレンソウを行う側の都合だけでなく、ホウレンソウの相手の事を考え
相手が短時間に、かつ、正確に理解できるよう、内容に適した方法で行う事が大切です。
★ 最新のテクノロジーを過信しない ★
最後に、どんな場合でも、最新のテクノロジーを過信してはいけません。
送ったメールが必ず相手に届いていると思ったら大間違いです。
最新のテクノロジーほど最初は不安定であり、皆さん、色々な工夫をして使っています。
例えば、最近ではメジャーな存在になったツイッターでさえ、たまにトラブっています。
最新のテクノロジーほど、大きな気持ちで、だましだまし使っていく事が大切です。
ではでは。